Posiadanie zestawu do podpisu elektronicznego otwiera przed każdym, nie tylko przedsiębiorcami, zupełnie nowe możliwości. Jednak aby wejść w posiadanie takiego zestawu, trzeba go najpierw zamówić, a potem regularnie odnawiać. Czasem warto też zdecydować się na znacznik czasu, stanowiący ostateczne potwierdzenie wiarygodności dokumentów przesyłanych drogą elektroniczna. W jaki sposób można to wszystko zrobić?
Jak zamówić elektroniczny podpis?
Cała procedura zamawiania zestawu do składania podpisu elektronicznego z wybranym certyfikatem jest niezwykle prosta i zamyka się dosłownie w trzech krokach:
Krok 1: Wypełnij zamówienie – podczas wypełniania zamówienia zwróć uwagę na to, że możesz zamówić nowy zestaw do e-podpisu w różnych konfiguracjach. Do wyboru masz określony rodzaj certyfikatu, okres, przez jaki będzie on ważny (aktualny), a także model czytnika. Podczas wypełniania zamówienia możesz również zdecydować, jaka forma odbioru zamówionego zestawu będzie w Twoim przypadku najbardziej komfortowa.
Krok 2: Wyślij zamówienie – po tym, jak wypełnisz zamówienie, otrzymasz dostęp do gotowych dokumentów, czyli umowy (jeśli składasz zamówienie po raz pierwszy) oraz właściwego zamówienia. Teraz wystarczy, że osoba upoważniona podpisze te dokumenty i wyśle w wersji papierowej do lokalnego oddziału KIR lub w wersji elektronicznej (podpisane posiadanym już kwalifikowanym podpisem elektronicznym) na adres mailowy podany w podsumowaniu zamówienia.
Krok 3: Odbierz Twój e-podpis – zamówiony zestaw możesz odebrać w placówce wskazanej w zamówieniu. Pamiętaj o tym, aby mieć przy sobie ważny dokument tożsamości. Uwaga! Zestaw do podpisu elektronicznego zostanie wydany jedynie tej osobie, której dane są wpisane do certyfikatu.
Jak odnowić certyfikat do podpisu elektronicznego?
Każdy certyfikat kwalifikowany podpisu elektronicznego posiada ograniczoną datę ważności. W zależności od zamówionego wcześniej zestawu, jego aktualność wynosi rok lub dwa lata. Jeszcze przed upływem tego czasu warto postarać się o odnowienie certyfikatu i skorzystać z możliwości opatrzenia zamówienia wysyłanego w formie elektronicznej ważnym nadal podpisem kwalifikowanym. Tu również, jak w przypadku składania zamówienia na nowy zestaw, cała procedura zamyka się w 3 krokach:
- Złożenie zamówienia
- Przesłanie dokumentów
- Odebranie certyfikatu
Jak zamówić znacznik czasu?
Znakowanie czasem dokumentów elektronicznych to najprostszy i najlepszy sposób udowodnienia, że konkretny dokument istniał już w danej postaci i w danym momencie. Aby uzyskać taki znacznik czasu, należy posłużyć się aplikacją Szafir lub komponentami programistycznymi umożliwiającymi uzyskanie znacznika czasu dla podpisu elektronicznego. Aby zdobyć dostęp do znakowania czasem, wystarczy:
- podpisać umowę z KIR,
- wypełnić i wysłać zamówienie,
- pobrać stosowny znacznik czasu.
Ważną uwagą jest to, że znakowanie czasem można wykorzystać nie tylko wobec wystawianych w przyszłości dokumentów, lecz także tych już opatrzonych wcześniej e-podpisem. Dokumenty takie można oznaczyć znacznikiem czasu również podczas ich weryfikacji.