Event manager to jeden z najbardziej pożądanych zawodów ostatnich lat. Praca przy organizacji festiwali, koncertów, akcji promocyjnych, konferencji czy innych wydarzeń, wydaje się bardzo kusząca. Nie ma tu miejsca na nudę ani stagnację. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to praca dla przypadkowych osób. Trzeba ją kochać i w pewnym sensie nią żyć. Jeśli zastanawiasz się nad karierą w zawodzie event managera, przybliżamy, na czym polegają jego zadania.
Planowanie, czyli podstawa
Niezależnie od tego, czy zostaniesz event managerem w dziale organizacji imprez konkretnej firmy, czy zatrudnisz się w agencji eventowej, podstawą twojej pracy będzie planowanie. W jednym i drugim przypadku do twoich obowiązków należy dokładne ustalenie potrzeb klienta lub pracodawcy, co do konkretnego wydarzenia – czy jest to koncert, impreza firmowa, akcja promocyjna czy konferencja. Musisz wiedzieć, czy event wpisany jest w konkretną strategię marketingową, ponieważ od tego zależy jego spójność z całościową koncepcją.
Planowanie eventu to pojęcie bardzo szerokie i zakłada m.in. takie działania, jak wybór lokalizacji, scenografii, artystów, podwykonawców, cateringu, a nawet pisanie scenariusza imprezy.
Negocjowanie warunków współpracy
Dobry event to sprawdzeni, dobrze przygotowani ludzie – zaczynając od techników, oświetleniowców, dźwiękowców, wolontariuszy, przez obsługę prasową, aż po artystów, którzy pojawią się na scenie. Osobą odpowiedzialną za kontakt z nimi jest właśnie event manager. I nie dotyczy to tylko podpisywania umów czy negocjowania kwot wynagrodzeń.
Przede wszystkim chodzi o umiejętność rozmowy i dogadania się z drugim człowiekiem. Dobry, doświadczony event manager ma własną bazę zaufanych kontaktów, ludzi, na których może polegać i którzy uwielbiają z nim pracować.
Przygotowanie kosztorysów i budżetów
Planowanie budżetu wydarzenia bywa skomplikowaną i żmudną czynnością. Kosztorys składa się z wielu elementów, a i tak nie da się przewidzieć wszystkich wydatków, które trzeba będzie ponieść w związku z eventem. Poza tym każde wydarzenie jest inne, więc budżet każdorazowo trzeba modyfikować. Podczas planowanie nie można zapominać o wliczeniu kwot za wynajęcie obiektu czy sali, w której odbędzie się event, oprawę techniczną, scenografię, udział prelegentów czy artystów, catering, zakwaterowanie oraz promocję.
Rozmowy z mediami, sponsorami, partnerami
W niektórych firmach obsługą partnerów wydarzenia zajmują się key account managerowie lub działy PR, ale w innych to zadanie spoczywa na barkach event managera. Prędzej czy później i tak będzie on miał kontakt z mediami, sponsorami czy patronami organizowanej przez siebie imprezy. Powinien więc posiadać podstawową wiedzę z zakresu zawierania umów, również barterowych.
Event manager – człowiek do zadań specjalnych
Sam dzień wydarzenia to tak naprawdę zwieńczenie pracy event managera. Przygotowanie do projektu może trwać wiele tygodni, a nawet miesięcy. W tym czasie koordynator musi wykazać się wiedzą z zakresu marketingu, prawa, ekonomii, a także techniczną.
Sprawdź na https://emtg.pl/
