Niezależnie od tego, czy planujesz konferencję, szkolenie, warsztat czy inny rodzaj spotkania edukacyjnego, jako organizator musisz przede wszystkim odpowiednio przygotować spotkanie. Oczywiście najważniejsza jest tutaj merytoryka spotkania, poziom eksperckości, natomiast nie bez znaczenia jest również strona organizacyjna, w tym wybór właściwego miejsca.
Sala czy hotel konferencyjny?
Stosunkowo łatwo można znaleźć obiekty, które odpowiedzą na twoje potrzeby. Wybór oczywiście w dużej mierze będzie determinować zakładana lokalizacja, czas trwania konferencji, liczba jej uczestników. Wielu organizatorów zadaje sobie jednak pytanie, czy wynajmować jedynie salę konferencyjną czy też zainteresować się ofertą hotelu, który gwarantuje połączenie sali szkoleniowej, bazy noclegowej i restauracji. To rozwiązanie z pewnością sprawdza się w przypadku dłuższych, kilkudniowych spotkań, natomiast wydaje się, że warto przeanalizować taką możliwość także w przypadku szkolenia jednodniowego. Organizacja wydarzenia w takim miejscu znacznie podnosi jego prestiż, wrażenia uczestników, ich komfort. Takie spotkanie natychmiast zyskuje na prestiżu.
Spotkanie konferencyjne w odpowiednio dobranym hotelu sprawia również, że wyjazd szkoleniowy można połączyć z wypoczynkiem. Wiele grup zawodowych, szczególnie tych bardzo zapracowanych, ceni sobie możliwość takiej kombinacji. Rozwijając się zawodowo, uczestnicy mogą bowiem jednocześnie choć na chwilę odciąć się od codziennego świata.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali?
Wybierając salę konferencyjną, trzeba uważnie przyjrzeć się przede wszystkim jej wyposażeniu. Bywają sale mniej lub bardziej nowoczesne, o mniej lub bardziej bogatym wyposażeniu. Oczywiście to wszystko przekłada się również na cenę wynajmu. Nie musisz więc od razu stawiać na salę ze wszystkimi możliwymi technologicznymi nowinkami, jeśli ich nie potrzebujesz. Organizator najpierw powinien precyzyjnie określić, czego mu potrzeba, natomiast na podstawie odpowiedzi od poszczególnych właścicieli sal czy hoteli wybrać ofertę najbardziej optymalną od strony wyposażenia i ceny.
Sala z pewnością powinna być odpowiednio przygotowana, profesjonalnie i estetycznie. Powinna dobrze się prezentować. Warto od razu zapytać, czy posiada odpowiednie nagłośnienie, potrzebny ci sprzęt (mikrofon, rzutnik, projektor, laptop, ekran), scenę/mównicę (jeśli potrzebujesz), flipcharty. Ogromnie istotnym wymogiem dzisiaj jest oczywiście WIFI i internet przewodowy.